Date: 30.06.2023
InfoCare Norge AS vil i denne redegjørelsen beskrive rutiner, organisering, forankring, samt risikoer i aktsomhetsvurderingen. Tiltakene mot risikoene som skal eller vil bli iverksatt for å stanse, forebygge eller begrense risiko presenteres også i denne redegjørelsen.
Bærekraft er godt innarbeidet i vår forretningsstrategi med slagordet: «We make Technology Work». Vår visjon er å ivareta våre kunders teknologi på en måte som understøtter kunders forretningskritiske systemer, samt ivaretar miljøet. InfoCare konsernet er en merkeuavhengig IT-servicepartner som samarbeider med verdensledende teknologileverandører, produsenter, systemintegratorer og virksomheter. Infocare konsernet opererer i Norge, Sverige, Danmark og Finland med våre produkter og tjenestetilbud. Vi har lokalkunnskap og erfaring med å utnytte teknologiske løsninger, og forlenge levetiden på IT-utstyr. Vi har en effektiv leveransemodell med dedikerte og sertifiserte teknikere. Vi støtter både lokale utrullinger og skalering av ny teknologi, og tilbyr løpende service for både infrastruktur og sluttbrukere. Vi har derfor ikke egne produkter og fabrikker, og vår verdikjede fokuserer derfor på utføring av service:
Infocare sine policyer, retningslinjer og prosesser er forankret i ledelsessystemet og er en integrert del av ordinær forretningsdrift i tråd med vår ISO 9001 og 14001 sertifisering. Åpenhetsloven er integrert i vårt styringssystem og er tilgjengelig for alle ansatte.
Det vil også bli gjennomført interne møter relatert til bærekraft og Åpenhetsloven, samt at bærekraftansvarlig presentere planer, aktiviteter og resultater i ledermøter halvårlig.
Under arbeidet med aktsomhetsvurderinger har vi hatt en risikobasert tilnærming til våre leverandører.
Åpenhetsloven omfatter egen virksomhet, leverandører og forretningspartnere. Vi har gjennomført en systematisk overordnet risikoanalyse hvor fokuset er menneske- og arbeidsrettigheter. I arbeidet med risikoanalysen er aktørene kategorisert og vurdert utifra nivå på interaksjon med InfoCare Norge AS. Vi har kategorisert aktørene i følgende kategorier:
• Egne ansatte
• Underleverandører og reservedeler
• Bank og finans
• Lokaler og lager
• Transport og servicebiler
• IT-systemer og tjenester
• Annet innkjøp
I InfoCare er ansvaret for f.eks. kommunikasjon med leverandører/forretningspartnere plassert på spesifikke egne ansatte. Det er hovedsakelig disse ansatte som har gjort risikokartleggingen sammen med en utvidet gruppe. Dette er mest naturlig da disse kjenner sine leverandører/forretningspartnere best. Bærekraftsansvarlig har også vært delaktig i arbeidet og vil også bistå leverandører/forretningspartnere med det videre arbeidet.
Alle aktuelle leverandører har fått tilsendt en Code Of Conduct for signering. Mange av våre leverandører har allerede en godt innarbeidet rutine relatert til Åpenhetsloven. Vi har hatt en dypere dialog med de vi anser har størst risiko.
Nyansatte og fast ansatte vil få en grunnleggende innføring om bærekraft og forretningspraksis via opplæringsverktøy vi har valgt å benytte oss av. De ansatte blir informert om Åpenhetsloven på intranett, og vårt ledelsessystem er oppdatert for å skape bevisstgjøring og synliggjøring rundt temaet og vårt arbeid rundt dette.
Vi tror på at åpenhet og god kommunikasjon internt i organisasjonen skaper en bedre arbeidskultur. Vi oppfordrer derfor ansatte til å varsle/si fra hvis de oppdager kritikkverdige forhold i virksomheten. Eksempler på kritikkverdige forhold som kan varsles om er straffbare forhold, brudd på lovregulerte forpliktelser, brudd på virksomhetens interne retningslinjer og brudd på etiske standarder som har bred oppslutning i samfunnet. Vi har besluttet å opprette en egen varslingskanal, og henvendelser vil bli prioritert av overordnet HR-ledelse.
Da vi ikke har egen produksjon av varer, anser vi det som ekstra viktig å sette søkelys på retningslinjer for innkjøp. I tillegg til pris og kvalitet, skal arbeidsforhold for ansatte, miljø og etikk vektlegges. Vår Code of Conduct er sendt til leverandører for å tydeliggjøre forventningene InfoCare har.
I nye tilbudsutarbeidelser for innkjøp er rutiner oppdatert, i tillegg til oversendelse av vår «Code of Conduct» som skal signeres av leverandøren/produksjonseieren. Dette gjør at vi allerede fra starten av avtalen sikrer at våre leverandører og produksjonseiere er beviste på våre etiske retningslinjer, og opptrer i henhold til disse. Våre prosessrutiner i vårt ledelsessystem er oppdatert tilsvarende.
Vi har flere underleverandører, og har revisjoner av disse etter gitte intervall. Revisjonsagendaen er oppdatert til å også omfatte bærekraft, sosiale forhold og etikk. Vi ønsker også å etablere en KPI-måling rundt disse temaene, som vi kan følge opp og samarbeide om med våre underleverandører.
Våre innkjøp gjøres hovedsakelig av innkjøpsavdelingen, men noe innkjøp skjer andre steder i organisasjonen. Vi har derfor besluttet å etablere en arbeidsgruppe på tvers av avdelinger som møtes hvert kvartal. Kvalitetsleder er ansvarlig for utarbeidelse av dokumentasjon, samt sørge for at prosesser er oppdatert. Arbeidsgruppen består av nøkkelpersoner med ansvar for bærekraftig forretningspraksis, og da spesielt personer som jobber direkte med leverandører og innkjøp.
Vi vil ha en årlig oppfølging av våre største aktører gjennom bruk av et spørreskjema, samt ha en hyppigere revisjon av spesifikke underleverandører dersom vi anser det som nødvendig.
InfoCare Norge AS vil i tiden som kommer fortsette sitt aktive arbeid med Åpenhetsloven. Innkjøpspolicy og revisjoner vil sikre implementering og gode rutiner for å hensynta temaer i Åpenhetsloven. Ved spørsmål relatert til vårt arbeid med Åpenhetsloven kan vår Kvalitet & Bærekraftsansvarlig Nina Narasimhan kontaktes: nina.narasimhan@infocare.com
